办公室座位洩漏的3个秘密:坐在走道旁,没做好这件事,从此升迁

进入职场之后的座位,通常怎幺被安排的呢?再来,是否想过为什幺自己被安排坐在目前这个位子?

小学时候的座位通常依身高安排,矮的同学坐前面,高的同学坐后面,才不会阻挡视线,影响学习。偶尔遇到调皮捣蛋的同学,最前排也会变成特别座位,老师可以就近纠正指教。

而在可以自由选择座位的大学教室里,坐在最前排的学生,通常学习意愿较强烈,深怕遗漏了老师的一字一句。而越是往后坐,越是靠近门口的同学,提早离开教室的机会也越大(俗称为翘课)。

那幺你有想过,进入职场之后的座位,通常怎幺被安排的呢?再来,是否想过为什幺自己被安排坐在目前这个位子?

年初,整个部门需要迁移至新的办公室,长官公布每个人的座位后,即刻引起轩然大波。有人开始不满自己的座位面对柱子,感觉自己无时无刻在面壁思过,有人说自己坐在路沖,会影响健康…夏姐在公司资历深,也无法接受座位的安排而生气,直嚷嚷:「我这幺资深,为什幺要我坐在最前面,让我最靠近走道?」

原来,座位的安排和资深与否是相关的。

初次进日商面试结束时,对于主管让我看一眼(就是在门口往内看一眼)办公室的环境印象很深刻,他告诉我:「这是我们的办公环境,让妳看一下,开放式的座位,没有屏风,大家可以随时讨论工作事项,很有效率的。」

原来,封闭式座位和开放式座位的选择是有用意的。

后来当我从工程部门调往人事行政总务部门,有机会接触负责办公室设计装潢的总务工作,才明了日商在所有的隔间设计和座位的安排都是有秘密的,希望透过办公室环境与设施,让员工感觉到职场上的满足。这个赫兹柏格在1959年提出的「双因子理论」中的「保健因素」究竟藏有什幺玄机呢?请听我娓娓道来。

秘密一:办公空间,非请勿入;办公座位,沟通无碍

会议室通常设于入口附近,求职者、访客可以直接请入会议室。另外,柜檯和会议室间有个Lobby区,在进到员工执行业务的办公空间之前,通常再设有第二道大门。

因此,外宾不会进到办公区,也无法从门外一窥全貌,甚至两个门口都有严密的门禁系统管制,还要贴上非社员禁止进入的告示。

管控之严密,是不是叫人惊讶?但是进了办公区,一般採开放空间设计,希望透过直接的沟通来提高效率,团队间随时相互支援,以讨论及解决问题。

这样的设计,和日本人重视隐私,工作中不希望被打扰,同时又能保有明亮透明的职场环境非常的相关,也希望透过办公室环境的设置,让员工有「One Family」的归属感。

秘密二:职级越高,越远离走道

主管处理的是机密性较高的业务,所以座位安排会越远离走道,如此一来,执行业务的时候,自然不会有后顾之忧。同时,既不受制于人,又可以一览无遗,坐在后头观察其他人员的一举一动,掌握工作情况。职级再高者,会有专属自己的一个办公房间,可以随时关起门来,进行更机密的小组讨论。

所以,新鲜人请记得,虽然座位靠近走道,也请记得做好机密的管理;离开座位时,要把进行到一半的业务做适当的隐藏。我在当新人时,坐在位置最前排,有一次惨痛的经验,因为急于处理另一件事,将处理到一半的资料大喇喇放在桌上,惹得日籍主管勃然大怒,让我永铭在心。

秘密三:座位规则

日商办公室的设计除了会议室,还会特别注重茶水间(休息空间)的规划。除了日本人超爱的吧檯高脚椅,也会有电视、沙发。午休时间可以坐在吧檯椅上,望向窗外,享受美味的午餐,多幺轻鬆惬意的感觉!所以,办公室的座位上,只能用来执行公务,且务必保持整齐;若想要享用餐食,请记得前往準备好的茶水间。

日本人特别注意办公桌面的整齐,最好的状态是除了电话和笔记本及一支笔,其余东西都不要放在桌上。

总之,在日商工作,千万别在座位上用餐,桌面务必随时保持整洁,时时呈现出高效率的样态。如果执行重要或机密业务,特别留意业务讯息的保护。在特别重视礼节的日式职场,打招呼不可或缺,尤其特别关照离座位越远的长官们。

掌握座位的秘密,才能越坐越高。

作者简介_星月

星月的缘由,星月都在黑暗中出现,希望这些年我在日商的默默努力能够化为文字,产生帮助新鲜人了解日商和保持工作热情的力量,像星月般恆常守护着「拨云见日-日商二三事」这块园地。

※本文获拨云见日-日商二三事转载,原文出处

座位办公室业务日商办公特别
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